Проблема
При осуществлении сбора предложений и сравнения цен вручную от поставщиков вырастают трудозатраты.
Высок риск ошибок при сравнении цен, искажения информации и сговора с поставщиками.
Решение
Настройка программного робота (RPA) для поиска и сравнения информации от поставщиков позволит снизить трудозатраты и исключить ошибки.
Как это работает?
1. Программный робот в соответствии с алгоритмом производит поиск необходимой информации на сайтах или во внутренних корпоративных источниках и сохраняет ее в необходимом формате.
2. Отправляет автоматические запросы на технико-коммерческие предложения контрагентам и проверяет почту на предмет получения ответов от поставщиков.
3. Отвечает в автоматическом режиме поставщику, например, в случае нехватки информации или некорректно заполненных форм.
4. Формирует отчетные документы для ответственных лиц на основании полученных предложений и найденной информации.
Для корректного выполнения возложенной на программного робота задачи требуется учесть нюансы при настройке робота, которые могут препятствовать его работе. Например, необходимость регистрации или авторизации на внешних площадках, вывод капчи, изменения алгоритма работы с сайтом и т.п. Поэтому важно правильно настроить робота и научить его обходить эти препятствия.
Кейс
Клиент: Топливная компания Росатома «ТВЭЛ» – один из крупнейших в мире производителей ядерного топлива. Топливная компания Росатома «ТВЭЛ» является монопольным поставщиком ядерного топлива на всех российских АЭС, судовых и исследовательских реакторов России. На топливе ТВЭЛа работают АЭС в 13 странах мира, это каждый 6-й энергетический реактор.
Ситуация: Необходимо снять нагрузку с сотрудников на первом этапе закупочных процедур за счет роботизации процесса поиска потенциальных поставщиков и предлагаемых ими цен, отправки им запросов на технико-коммерческие предложения и обработки поступивших ответов
Для выполнения задачи был настроен программный робот Browser Automation Studio «Поиск закупочных цен», который:
1. Выгружает Excel-файл с наименованиями закупаемых позиций из информационной системы SAP ERP.
2. Переходит в браузер и производит поиск каждой позиции на площадках: market.yandex.ru, zakupki.gov.ru, zakupki.rosatom.ru.
3. Выбирает с каждой площадки по настроенным критериям три лучших цены и формирует результирующий файл
4. Отправляет адресные запросы технико-коммерческих предложений поставщикам и обрабатывает их результаты
5. Формирует и отправляет отчетные документы ответственным лицам.
Программный робот на 100% может выполнять всю работу по поиску, сравнению и подготовке документов. Человек требуется только для валидации результатов деятельности робота и обеспечения поддержки его работы.
Роботизация позволяет оптимизировать смежные процессы, например, взаимодействие с контрагентами, предоставление отчетности.
